Mika Meir, el experto en etiqueta en entornos digitales, que recientemente se asoció con Facebook Messenger, explicó cuál es la mejor manera de comunicarse virtualmente durante la crisis del coronavirus.
El mundo está cambiando a un ritmo vertiginoso en este momento, y entre esos cambios se encuentra un gran aumento en el número de profesionales que utilizan herramientas de comunicaciones digitales para colaborar y hacer negocios desde casa.
Facebook Messenger, ha revelado un incremento del 70% semana a semana en el número de personas que participan en videollamadas grupales en su plataforma en todo el mundo. La cantidad de tiempo que se invierte en esas videollamadas grupales se ha duplicado a nivel mundial, lo que significa que las personas realizan no sólo más videollamadas sino más largas. El mayor aumento en la comunicación de video grupal se ha registrado en los EE. UU., donde Messenger registró un aumento del 70% en las videollamadas la semana pasada en comparación con la semana anterior.
El trabajo remoto asistido por tecnología ofrece muchos beneficios, pero la rápida transición a este modo también puede ser desorientador. Mientras entendemos esta nueva realidad, donde el chat y el videochat también se pueden utilizar para hacer negocios, tomará cierto tiempo para interiorizarla, y a su vez aparecerán ciertas prácticas de etiqueta no adecuadas. Es un error pensar que a la gente no le importará o no se dará cuenta. Según un estudio de Messenger de 2019, el 75% de los encuestados dijeron que esperaban cierto grado de etiqueta digital al usar plataformas de mensajería.
La encuesta definió la etiqueta como «un código habitual de comportamiento educado». Con la investigación de Messenger en mente, aquí hay seis pautas para navegar por estos códigos tácitos en el contexto del trabajo remoto desde casa.
Conozca a su audiencia
Las salas de chat a menudo son informales y, a veces, incluso lugares semi-anónimos, por lo que es natural querer relajarse cuando se está en una. Resista la tentación. La realización de demasiadas bromas y comentarios casuales podrían desviar el foco de la conversación hacia áreas temáticas que nos hagan perder el tiempo o que no son inapropiadas para el lugar de trabajo. Tenga en cuenta quién está en su chat grupal antes de enviar un mensaje. Y recuerde que cualquier persona que se agregue al chat más tarde podrá leer lo que ha escrito.
No deje colgado a sus colegas
Es típico que los compañeros de trabajo, y todas las personas, quieran saber si sus mensajes han sido recibidos. Según el estudio antes mencionado de Messenger, el 60% de los estadounidenses verifica si su último chat ha sido leído mientras esperan una respuesta. Si está envuelto en otro trabajo, envíe una respuesta rápida reconociendo que ha visto el mensaje y responda completamente más tarde. Si encuentra que las notificaciones constantes lo distraen, informe a su equipo que se dirigirá a otra tarea o considere «silenciar» el chat.
Minimice su hábito de multi mensajería
De acuerdo al estudio en mención el 37% de los encuestados globales consideraron que era una mala forma responder en exceso. La mensajería múltiple también puede ser contraproducente, ya que hace que sea más lento y potencialmente abrumador para un colega o colegas retomar el hilo nuevamente. ¿Un mejor enfoque? Reserve la mayor parte de sus ideas para cuando estén listos para responder en tiempo real.
Mantenga una mejor conciencia de la comunicación
La brevedad extrema generalmente no es algo bueno, es frío y confuso. Sin embargo, en general, mantener sus comunicaciones cortas es una excelente manera de mantener la eficiencia y el profesionalismo, especialmente cuando un hilo de chat o correo electrónico involucra a un gran grupo de compañeros de trabajo. Si realmente tiene mucho que decir, cambie el contexto. Sugiera una llamada individual o de voz o video.
Sepa cómo dirigirse a su interlocutor en la coyuntura actual
Dependiendo de su relación con la persona a la que se dirige, una apertura y cierre informal de la conversación puede ser perfectamente apropiado. Sin embargo, para mantener la correspondencia más formal, intente «Buenos días / tarde / noche» como introducción segura y finalice su nota con «Saludos, Saludos cordiales o Muchas gracias». En la coyuntura actual, «Espero que se encuentre bien» también es una opción aceptable.
Mensajes de prueba
Nos guste o no, la manera en que nos comunicamos determina la forma en que las personas piensan sobre nosotros y, por extensión, lo que sea que esté tratando de lograr. Tenga en cuenta que el 38% de los estadounidenses encuestados estuvo de acuerdo en que las respuestas mal escritas dejan una mala impresión, y es en este punto en donde debe considerar invertir un par de segundos adicionales para revisar un mensaje antes de hacer clic en Enviar. ¿Se está expresando claramente? ¿Se ha tomado un momento para revisar su gramática, ortografía y puntuación? Si es así, está demostrando respeto por el tiempo y la inteligencia de la persona con la que está hablando, de eso se trata la etiqueta, ya sea en línea o en el mundo off line.
Texto traducido y adaptado de: https://www.fastcompany.com/90481898/stay-safe-and-be-well-the-etiquette-of-email-and-chat-when-working-from-home?utm_campaign=eem524%3A524%3As00%3A20200326_fc&utm_medium=Compass&utm_source=newsletter
